Política de privacidad y protección de datos

Responsable y alcance

Luis Mariano Álvarez Vargas es responsable del tratamiento de los datos personales utilizados por Say Cheese Photo Books. Esta política se aplica a la landing, el editor digital, las cuentas, los proyectos, los pedidos, los pagos, la producción, la entrega, el soporte y las comunicaciones de Say Cheese.

También se aplica a las fotografías, textos y demás contenido que una persona incorpore a un proyecto, incluidas imágenes de terceras personas y de personas menores de edad.

Datos que podemos tratar

Según la forma en que se utilice el servicio, podemos tratar:

• Nombre, correo electrónico, teléfono, dirección y datos de entrega.
• Datos de cuenta, autenticación, preferencias y eventos de acceso.
• Fotografías, textos, dedicatorias, nombres, fechas, diseños, recortes y metadatos incorporados al proyecto.
• Imágenes de terceras personas, incluidas personas menores de edad.
• Tipo de producto, tamaño, orientación, número de hojas o páginas, cubierta, acabados, precio, estado e instrucciones del pedido.
• La versión del diseño aprobada, su fecha, identificador y evidencia de aceptación.
• Datos limitados de pago, como nombre, monto, fecha, referencia o comprobante. Say Cheese no solicitará contraseñas bancarias, códigos de seguridad ni claves de acceso.
• Conversaciones por correo, formularios, WhatsApp, redes sociales o soporte.
• Datos técnicos y de seguridad, como dirección IP, navegador, dispositivo, registros de actividad, errores y señales de fraude.
• Preferencias de mercadeo y evidencia de consentimiento o retiro.

Las fotografías pueden revelar incidentalmente información sensible, como aspectos de salud, religión, vida familiar, ubicación u origen. Say Cheese no intenta inferir ni perfilar esas características y utiliza las imágenes únicamente para prestar el servicio solicitado.

Cómo obtenemos los datos

Obtenemos datos directamente de la persona cliente, de su dispositivo cuando utiliza el editor, de las personas que ella autorice, de los canales de atención y de proveedores que intervienen en la autenticación, el almacenamiento, el pago, la producción o la entrega. No compramos bases de datos personales.

Finalidades

Tratamos los datos para:

1. Permitir el acceso y uso del sitio y del editor.
2. Crear, guardar, recuperar, compartir y previsualizar proyectos.
3. Administrar cuentas y proteger accesos.
4. Preparar cotizaciones, confirmar pedidos y conciliar pagos.
5. Diagramar, imprimir, controlar calidad, empacar y entregar el producto.
6. Enviar comunicaciones necesarias sobre el proyecto o pedido.
7. Atender consultas, reclamos, garantías y solicitudes de privacidad.
8. Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados e incidentes.
9. Cumplir obligaciones contables, tributarias, regulatorias y judiciales.
10. Enviar promociones únicamente cuando exista autorización separada o cuando la ley lo permita, siempre con una opción sencilla de retiro.

No usamos fotografías para entrenar sistemas de inteligencia artificial, crear perfiles publicitarios, vender información, exhibir portafolios ni publicar contenido en redes sociales. Cualquier uso promocional de una fotografía requiere una autorización independiente, específica y revocable.

Consentimiento y necesidad de los datos

Solicitamos consentimiento informado cuando corresponde y tratamos la información necesaria para gestionar la solicitud, ejecutar el pedido y cumplir obligaciones legales. El consentimiento para recibir promociones es opcional y no condiciona la compra.

Cuando un dato sea indispensable para producir o entregar el pedido, no podremos completar el servicio sin él. El retiro de un consentimiento opera hacia el futuro y no invalida tratamientos lícitos ya realizados ni los registros mínimos que debamos conservar por ley o para atender una controversia.

Fotografías de terceras personas y de menores

La persona que carga contenido declara que tiene derecho a utilizarlo para el proyecto y que cuenta con las autorizaciones razonablemente necesarias de las personas retratadas. Cuando aparezcan personas menores de edad, declara ser su representante legal o contar con autorización de quien ejerce esa representación, según corresponda.

La persona concede a Say Cheese y a sus proveedores autorizados una licencia limitada, no exclusiva, temporal y sin fines publicitarios para alojar, copiar, adaptar técnicamente, diagramar, previsualizar, imprimir y entregar el contenido únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio. La propiedad del contenido permanece con sus titulares.

Quien considere que su imagen fue incorporada sin autorización puede escribir a [email protected]. Say Cheese podrá bloquear preventivamente el proyecto, investigar y adoptar las medidas que correspondan.

Proveedores y destinatarios

Compartimos únicamente la información necesaria con proveedores que apoyan el servicio y que deben actuar con confidencialidad y medidas de seguridad. Las categorías actuales o previstas son:

Podremos comunicar información cuando lo exija una autoridad competente o cuando sea necesario para proteger derechos en una controversia. No vendemos ni alquilamos datos personales.

Algunos proveedores tecnológicos pueden procesar información fuera de Costa Rica. Say Cheese procurará que esas transferencias sean necesarias, informadas y protegidas mediante condiciones contractuales y medidas razonables de seguridad.

Conservación y eliminación

Aplicamos los siguientes plazos, salvo que una obligación legal, un reclamo o una investigación requiera conservar información específica por más tiempo:

Cuando una eliminación inmediata no sea técnicamente posible en respaldos, la información quedará aislada y desaparecerá durante el ciclo normal de rotación.

Seguridad

Aplicamos medidas proporcionales a la sensibilidad de las fotografías, como conexiones cifradas, almacenamiento privado, enlaces temporales, acceso limitado según funciones, autenticación reforzada para personal, registros de actividad, respaldos, actualización de software y eliminación segura. La imprenta y demás colaboradores solo deben acceder al contenido necesario para realizar su tarea.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente, Say Cheese lo contendrá, investigará y documentará, y realizará las comunicaciones que correspondan. Nunca solicitaremos contraseñas bancarias ni códigos de un solo uso.

Derechos de las personas

La persona titular puede solicitar acceso a sus datos, información sobre su tratamiento, rectificación, actualización o supresión y retirar consentimientos para usos futuros. También puede oponerse a comunicaciones promocionales.

La solicitud puede enviarse a [email protected] con el asunto Solicitud de datos personales. Debe explicar la petición y aportar únicamente la información razonable para verificar identidad. Say Cheese responderá gratuitamente dentro del plazo legal y, como estándar interno, procurará emitir respuesta en un máximo de cinco días hábiles desde que la solicitud esté completa.

Si la respuesta no resulta satisfactoria, la persona puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, PRODHAB, por sus canales oficiales.

Personas menores de edad

Las cuentas y compras están dirigidas a personas mayores de 18 años. Una persona adulta puede crear un photo book con imágenes de menores cuando tenga autoridad o autorización suficiente. No dirigimos publicidad comportamental a menores ni solicitamos que creen cuentas por su cuenta.

Cambios a esta política

Publicaremos la versión vigente y su fecha de actualización. Si un cambio modifica de manera sustancial el uso de las fotografías o de los datos, lo comunicaremos y solicitaremos una nueva autorización cuando corresponda. Conservaremos evidencia de las versiones anteriores aceptadas.